Vältä perehdytyksen sudenkuopat

Perehdytyksellä ja sitouttamisella voidaan vaikuttaa suuresti siihen, miten työntekijä viihtyy töissä. Ja kun työntekijä viihtyy, hän antaa parastaan ja vie asioita eteenpäin. Tällä ajatuksella Karelia-ammattikorkeakoulun yliopettaja Arja-Irene Tiainen aloitti kevätkauden toisen rekrytointivalmennuksen Joensuussa.

Rekrytointivalmennuksen vetäjä Arja-Irene Tiainen painotti perehdytyksen ja sitouttamisen vaikutusta työntekijän viihtymiseen ja sitä kautta työtehoon.

Perehdyttäjä voi sortua lukuisiin sudenkuoppiin. Tiaisen esimerkit herättivät vilkasta keskustelua kuulijoissa. Lähes jokaisella oli omakohtaisia kokemuksia siitä, miten perehdytys on hoidettu huonosti. Perehdytys tuntuukin olevan yksi niistä asioista, joiden merkitys kyllä tiedostetaan, mutta jonka käytännön toteutus saattaa jäädä puolitiehen. Syitä voivat olla esimerkiksi kiire, suunnittelemattomuus ja osaamattomuus. Ja on niitäkin tapauksia nähty, joissa perehdyttäjä syystä tai toisesta suorastaan pimittää tietoa uudelta työntekijältä.

Tiainen kehotti miettimään perehdytystilannetta uudelta kantilta: ”Entäpä jos uudelta työntekijältä kysyttäisiinkin kysymyksiä sen sijaan, että kaadetaan vain vanhat toimintamallit päähän ja nostetaan stressihormonit kattoon heti työsuhteen alussa?”

Perehdytys on parhaimmillaan vuorovaikutteista. Työnantajan kannattaa kannustaa uutta työntekijää kertomaan avoimesti niistä huomioista, joita tämä tekee tuorein silmin työsuhteen alussa. Ensimmäiset 6 kuukautta ovat sitä aikaa, kun työntekijä tarkastelee toimintaa ulkopuolisen näkökulmasta. Sen jälkeen hän on monesti jo niin integroitunut organisaatioon, että huomioita on hankalampi tehdä.

Pieni vihreä ohjekirja perehdytyksen apuna

Uusien työntekijöiden tuoreita näkemyksiä arvostaa myös Miia Surakka, joka vastaa joensuulaisen digitoimisto atFlow’n markkinoinnista ja kumppanuuksista. Yritys on tuplannut työntekijämääränsä parin viimeisen vuoden aikana ja työllistää tällä hetkellä 25 henkilöä. Valmennuksessa yrityspuheenvuoron pitänyt Surakka kertoi, että perehdytys on hioutunut kasvuprosessin myötä huomattavasti.

Miia Surakka kertoi valmennuksessa joensuulaisen digitoimisto atFlow’n perehdytyskeinoista.

Surakan mukaan perehdytys on mietitty atFlow’ssa tarkkaan ja vastuuhenkilöt ovat selvillä hyvissä ajoin. Jo ennen uuden työntekijän tuloa asiasta tiedotetaan muille työntekijöille, ja nimetty tiimi huolehtii siitä, että työpiste on valmiina ensimmäisenä työpäivänä. Uuden tulokkaan toivottaa tervetulleeksi aina yrityksen toimitusjohtaja.

Perehdytyksen apuna atFlow’ssa käytetään ns. pientä vihreää ohjekirjaa, johon on kerätty pelisäännöt työntekijöille. Kirjaa päivitetään jatkuvasti tarpeen mukaan. Käytössä on myös vastaava perehdyttämisen tarkistuslista, jollainen löytyy esimerkiksi Työturvallisuuskeskuksen www-sivuilta ja jonka voi muokata omiin tarpeisiin sopivaksi.

Hyvä työilmapiiri on kilpailuvaltti rekrytoinnissa

AtFlow’n Miia Surakan puheenvuoro kiinnosti kuulijoita.

Valmennuksessa tuli useaan otteeseen esiin, että suunnitelmallinen, johdonmukainen ja vuorovaikutteinen perehdytys on tehokkainta. AtFlow’ssa varsinkin työsuhteen alkuvaiheessa töitä tehdään paljon yhdessä. Työyhteisön uusia jäseniä kannustetaan kysymään neuvoa epävarmoissa tilanteissa ja toisaalta myös vastuuta annetaan jo alusta pitäen.

Suurin osa yrityksen työntekijöistä on nuoria, mikä näkyy erilaisissa sitouttamiskeinoissa. Yrityksessä tehdään Surakan mukaan kovasti töitä, mutta vastapainoksi onnistumisia juhlitaan yhdessä. Yhteenkuuluvuuden tunnetta lisäävät mm. yhteiset lounaat, juhlat ja vapaa-ajan toiminta. Työkavereiden kanssa ollaan niin läheisiä, että heitä halutaan nähdä myös työajan ulkopuolella.

Surakka on itse työskennellyt atFlow’ssa viimeiset pari vuotta ja viihtynyt hyvin. Rekrytoinnin kannalta on tärkeää, että työntekijät ovat tyytyväisiä ja tieto siitä leviää myös yrityksen ulkopuolelle.

”Näillä asioilla on merkitystä, koska meilläkin alkaa olla pulaa koodareista”, Surakka totesi kuulijoilleen.

Kirsi Taskinen
projektikoordinaattori
Karelia-amk


SMErec-hanke tarjoaa pk-yrityksille rekrytointiaiheisia valmennuksia tammi-toukokuussa 2018 sekä Joensuussa että Kiteellä. Lisätiedot: http://smerec.karelia.fi/fi/ajankohtaista/

 

Miten löytyy hyvä työntekijä?

Kevätkauden ensimmäisessä rekrytointivalmennuksessa kokoonnuttiin Joensuuhun Karelia-ammattikorkeakoulun Wärtsilä-kampukselle. Tamora Oy:n Leena Friman johdatteli osallistujat pohtimaan rekrytoinnin valmistelussa huomioitavia asioita. Lisäksi omat käytännön neuvonsa antoi palkittu liperiläinen yrittäjä, Puhdas Ilo Oy:n Suvi Toivola.

Kevätkauden ensimmäisen valmennuksen veti Tamora Oy:n Leena Friman.

Kopiointi ei kannata rekrytoinnissa

Rekrytointiprosessi ei aina ole viimeisen päälle suunniteltua. Erityisesti pienyrittäjällä saattaa olla kiire hakea apukäsiä töihin ja tuntuu, että aika ei yksinkertaisesti riitä rekrytoinnin yksityiskohtien hiomiseen. Kiireessä lähdetään helposti toimimaan aivan kuten ennenkin. Hakemustekstikin on helppo kopioida kaverilta miettimättä sen kummemmin, millaista tekijää juuri omassa yrityksessä tarvitaan.

Valmennuksessa kuulimme, että yrittäjän kannattaa pohtia hyvin tarkkaan, millaista henkilöä ollaan oikeastaan hakemassa. Toisilta kopioitu hakemustekstin sanahelinä ei houkuttele hakijoiksi juuri oman yrityksen kannalta oikeita tyyppejä.

On pohdittava, millaisen henkilön kiinnostuksen haluamme hakemuksella herättää ja mitä ominaisuuksia, osaamista ja taitoja hänellä tulee olla. On mietittävä, millaista työkaveria etsimme ja millainen henkilö viihtyisi juuri meidän yrityksessämme. Pohdintojen tulokset esitetään mahdollisimman konkreettisessa muodossa, riippumatta siitä, käytetäänkö apuna tekstiä vai kuvaa.

Videot ovat oivallinen väline yrityksestä kertomiseen sekä työnhakijoihin tutustumiseen. Rimaa ei kannata pitää liian korkealla: harjoittelemalla oppii ja kännykkävideokin toimii mainiosti.

Mikä vaikuttaa työnantajamielikuvaan?

Työnantajamielikuva on ratkaiseva rekrytoinnin onnistumisen kannalta. Mielikuvaan vaikuttavat esimerkiksi rekrytointitapa, työntekijöiden kohtelu, viestintä ja yrityksen arvot.

Hakijan näkökulma tulisi ottaa huomioon koko rekrytointiprosessissa. Kompastuskivenä on usein se, että unohdetaan viestiä työnhakijoille haun etenemisestä tai vastata myös niille, jotka eivät tulleet valituiksi. Rekrytointia voi ajatella osana yrityksen markkinointia. Prosessin sujuvuus, käytetyt teknologiat, henkilöiden kohtaaminen ja viestintä luovat hakijoille mielikuvaa työnantajasta.

Erinomainen esimerkki työnantajamielikuvan taitavasta rakentajasta on paikallinen puhtausalan yritys Puhdas Ilo Oy. Yrityksen toimitusjohtaja ja suunnannäyttäjä Suvi Toivola kertoi valmennuksen päätteeksi omia kokemuksiaan rekrytoinnista.

Resepti hyvien hakijoiden tavoittamiseen

Puhdas Ilo Oy rekrytoi uusia työntekijöitä järjestämällä 1–2 kertaa vuodessa avoimen rekrytointitilaisuuden. Hakijat lähettävät itsestään tietoja sähköpostilla ja mielenkiintoisimmat hakijat kutsutaan paikan päälle rekrytointitilaisuuteen. Lyhyen haastattelun perusteella potentiaalisimmat henkilöt pääsevät jatkoon.

Avoin rekrytointitilaisuus on ollut Toivolan mukaan hyvä tapa löytää työntekijöitä. Se vie aikaa, mutta kannattaa, sillä henkilökohtaisessa tapaamisessa on helpompi nähdä, soveltuuko hakija tehtävään ja porukkaan. Paperilla toinen voi olla hyvä ja toinen todella huono, Toivola totesi.

Rekrytointipäätöksen jälkeen vuorossa on pitkä ja tarkka perehdytys, jossa käydään myös läpi, miten tervehditään, pukeudutaan ja mitä sanotaan asiakaskohteissa. Tavoitteena on pyrkiä siihen, että toimintamallit ovat yhdenmukaiset.

Uudet työntekijät opastetaan töihin kädestä pitäen ja tervehtiminenkin harjoitellaan, kertoi Puhdas Ilo Oy:n Suvi Toivola (vas.) Johanna Nummiselle.

Toivola on yhtiökumppaninsa kanssa rakentanut johdonmukaisesti työnantajamielikuvaa erottuvalla yrityksen tarinalla, markkinoinnilla ja rekrytoinnilla. Hyvä työnantajamielikuva on vaikuttanut siihen, että tehtäviin riittää hakijoita.

Hyvien hakijoiden tavoittamisessa merkitsee Toivolan mukaan eniten yrityskulttuuri eli se, miten ihmisiä kohdellaan. Puhdas Ilo Oy:ssä työntekijät nähdään kokonaisuutena, joilla on sekä työ että kotielämä. Työntekijöiden hyvinvointi on tärkeää, ja työsuhteen pitää olla win–win -tilanne molemmille.

Kirsi Taskinen
projektikoordinaattori
Karelia-amk


SMErec-hanke tarjoaa pk-yrityksille rekrytointiaiheisia valmennuksia tammi-toukokuussa 2018 sekä Joensuussa että Kiteellä. Lisätiedot: http://smerec.karelia.fi/fi/ajankohtaista/

SMErec-tiimi kansainvälisessä tapaamisessa Wernigerodessa

Ensimmäinen SMErec vuosi alkaa lähestyä loppuaan, mutta vielä marraskuun puolessa välissä ehdimme tapaamaan kansainvälisiä partnereitamme Wernigerodeen Saksaan. Matkalle lähdettiin SMErec-hankkeen osalta kattavasti kaikkien kolmen partnerin; Karelia-amk, Turku-AMK:n ja Josek Oy:n edustuksella. Lisäksi Karelia-amk:sta matkalle kutsuttiin asiantuntijaedustajaksi yliopettaja Arja-Irene Tiainen, joka on syksyn aikana toteuttanut yritysvalmennuksia Joensuussa.
Matka Berliinin sujui kätevästi lentäen ja parin tunnin ajomatka Berlinistä eteenpäin Wernigerodeen vuokra-autolla. Matkalla ihailimme tasaisia peltoja, tuulivoimalamaisemia, saksalaista siisteyttä ja sujuvaa liikennettä.

Wernigerode sijaitsee Harzin alueella, Saksi-Anhaltin osavaltiossa. Kaupungissa on noin 35 000 asukasta. Harz-vuorten koillisosassa sijaitsevalla kaupungilla on pitkä historia ja kaupunki on toiminut mm. keskiaikaisen Wernigeroden ja Stolberg-Wernigeroden läänin pääkaupunkina.
Partnerikorkeakoulumme Hochschule Harz perustettiin v. 1991 ja kolmella laitoksella (automaatio ja tietojenkäsittely, liiketalous sekä julkishallinto) opiskelee tällä hetkellä yli 3000 opiskelijaa. Ammattikorkeakoululla on suomalaisia kumppanikorkeakouluja ja se tekee yhteistyötä myös suomalaisten ammattikorkeakoulujen kanssa mm. matkailun kehittämishankkeissa. Matkailu onkin yksi tärkeä elinkeino alueella.

Partneritapaaminen

Kansainvälinen partneritapaamisemme järjestettiin Hochschule Harzin kampuksen päärakennuksessa. Tapaamiseen osallistuivat Saksan partneri Hochschule Harzin osalta Manuela Koch-Rogge, Ellen Burgdorf, Georg Westermann sekä korkeakoulun vararehtori Folker Roland. Lisäksi paikalle oli kutsuttu alueen yritysedustajia. Belgian partneria edustivat Hogeschule Gentistä Katrien Cobbaut ja Griet Van der Vurst.

Tapaamisen tavoitteena oli käydä läpi kunkin projektin eteneminen sekä konkretisoida projektien välistä yhteistyötä. Tapaamisen aluksi isäntämme kertoivat meille Hochschule Harz kampusalueen historiasta sekä ammattikorkeakoulusta.

Belgiassa Selection Buddyn avulla parempia matcheja

Ensimmäisen päivän ohjelmassa meillä on projektien etenemisen läpikäynti.
Belgian projektitoteutuksen keskiössä on rekrytoinnin valintaprosessi, johon kytkeytyvät erityisesti työnantajamielikuva sekä valintamenetelmät. Lisäksi toteutukseen kuuluu valinnan tueksi kehitettävä Selection Buddy -sovellus. Ensimmäisen vuoden aikana hankkeessa on lähdetty liikkeelle käytössä olevien valintamenetelmien kartoituksesta haastattelemalla alueen yrityksiä. Haastattelujen tulosten analysointia hyödynnetään Selection Buddy -sovelluksen suunnittelussa. Tämän työkalun on tarkoitus auttaa yrityksiä sopivan työntekijän eli matchin löytymisessä.
Belgian toteutussuunnitelmat synnyttivät paljon keskustelua mm. henkilötietojen ja aiempien kandidaattien tietojen säilyttämisestä. Pohdittiin myös mahdollisuutta, että työkalu ei ainoastaan näyttäisi soveltuvuutta (matchiä) avoinna oleviin paikkoihin, vaan se myös voisi ns. rakentaa siltaa muihin paikkoihin.

Saksan uudessa hankkeessa samoja teemoja

Saksalaisten oman hankkeen taustalla on kasvava tarve hoiva-alan osaajista ja tähän liittyen on tunnistettu vaikeus löytää ja rekrytoida osaavaa työvoimaa. Ongelmat liittyvät erityisesti valintaan ja työntekijöiden pysyvyyteen. Hankkeessa on nostettu esiin kaksi teemaa: työnantajan kiinnostavuus ja valintaan liittyvät haasteet mm. kompetenssien tunnistaminen ja osaamispuutteiden tunnistaminen.
Työntekijöiden saatavuuteen ja pysyvyyteen liittyy useita tekijöitä. Esimerkiksi saksalaiset ovat sitä mieltä, että yrityksillä, jotka tarjoavat korkeampaa palkkaa tai joilla on parempi työnantajamielikuva, ei ole rekrytointiongelmia.

Saksalaiset kertoivat alueella tehdystä kokeilusta. Alueella lisättiin työvoimapulasta kärsivälle hoiva-alalle lisätyövoimaa siten, että osa töistä korvattiin sesonkityötä tekevillä palvelualan ammattilaisilla. Varsinaiset hoitoa vaativat toimenpiteet säilyivät toki hoitajilla. Tulokset olivat erittäin hienot kaikkien osapuolten mielestä. Hoidettavat kokivat saavansa paremmin huomiota ja hoitoa, hoitajien kiire helpotti ja matkailualan sesonkityöntekijät saivat säännölliset työajat.

SMErec esittäytyi

Myös Suomen konsortio esitti oman projektinsa tilanteen. Projektin etenemisestä meillä oli esitykset kehitettävien digitaalisten työkalujen osalta sekä Karelian-amk:n esitykset rekrytointeihin liittyvästä osaamisesta ja valmennuksista. Arja-Irene Tiainen kertoi esityksessään; “Obligations related to recruiting (employing/hiring) a new employee” kuinka työnantajan tulee tietää myös rekrytointeihin liittyvistä oikeuksista ja velvollisuuksista. Digitaalisten työkalujen esitysten yhteydessä keskusteltiin mm. henkilötietojen salaamisesta sekä erilaisten olemassa olevien tietojen kytkemisestä mukaan sovelluksiin.

Kurkistus Hochshule Harziin

Projektipalaverin välissä pääsimme kampuskierrokselle Hochschule Harziin kansainvälisten palvelujen, sekä tietojenkäsittelyn ja median tiloihin.


Erityisen ihastuksen porukkaamme aiheuttivat median tilat, käytettävissä oli nykyteknologioin varustettuja oppimisympäristöjä niin visuaalisen kuin ääniperusteiseen viestintään. Opiskelijat tuottavat töitä mm. yritysten mainontaan, mutta varsinaisesti oppilaitos ei edistä opiskelijayrittäjyyttä.

Mitä tämä kansainvälinen partneritapaaminen sitten antoi ja kehitti?

Kaikki kansainvälisen verkoston partnerit ovat kehittämässä työkaluja rekrytoinnin ja valinnan parantamiseksi, minkä vuoksi työpajassa käytiin runsaasti keskustelua ja annettiin sekä saatiin palautetta. Myös ulkopuolisten edustajien kommentit olivat tähän liittyen erittäin arvokkaita. Tapaamisen toisen päivän aikana jatkoimme teeman parissa ja muodostimme yhteisen näkemyksen rekrytointiprosessista ja sen keskeisistä aliprosesseista.

Yhteisen näkemyksen lisäksi keskustelimme ja sovimme yhteinen työtavan aliprosessien yhteiseen työstämiseen ja tarvittavien digitaalisten työkalujen yhteiseen kehittämiseen ja sparraamiseen.

Rekrytointiprosessia työstämään muodostettiin neljä työryhmää; työnantajamielikuva, valmistelu, valinta ja perehdyttäminen. Kullekin työryhmälle nimettiin lisäksi vastuukoordinaattori. Työryhmätyöskentelyn jatkon osalta perehdyttäminen kuuluu Karelia-ammattikorkeakoulun vastuulle ja yliopettaja Arja-Irene Tiainen lupautui toimimaan kansainvälisen ryhmän vetäjänä. Työryhmiin voivat osallistua kaikki partnerit oman hankkeensa sisältöjen mukaisesti. Keskeinen viestintäkanava työryhmillä on Office365-järjestelmän Yammer-toimintotyökalu.

Kansainvälisen tiimin jäsenillä oli tahtotila yhteistyön vahvistamiselle, koska toimijoilla on yhteisiä intressejä. Kohderyhmän pk-yritysten yhteistyön osalta kieli saattaa vaikeuttaa yhteistyötä, kuten esimerkiksi työkalujen integroimista. Työkokous oli onnistunut ja kokoukselle asetetut tavoitteet saavutettiin.

Lopuksi suunta kohti tulevaa

Karelia-amk toimijat esittelivät vielä toisen tapaamispäivän lopussa matkailuopiskelijoiden valmisteleman Welcome to Joensuu –materiaalin ja toivotti partnerit tervetulleeksi Joensuuhun keväällä 2018 seuraavaan partneritapaamiseen. Tilannekohtaisen raportoinnin lisäksi kevään partneritapaamisella keskeinen teema on suunnitella projektin yhteisiä levittämistavoitteita, jonka valmisteluvastuu kuuluu Suomen toteuttaman SMErec-projektin osatoteuttaja Turku-amk:lle.

Blogi-tekstin kirjoittivat: Tanja Rimpilä ja Marja-Liisa Ruotsalainen

Ja pieni kuvapiristys Wernigeroden vanhan kaupungin työnhakuilmoituksista:


SMErec valtakunnallisilla yrittäjäpäivillä: PK-yritystutkimuksen tuloksia


Kuva 1. Tervehtimässä tapahtuman emäntää, Pohjois-Karjalan yrittäjien toimitusjohtaja Merja Blombergia.

SMErec-tiimi jalkautui lokakuussa Joensuussa järjestetyille valtakunnallisille yrittäjäpäiville. Kartoitimme yrittäjien rekrytointitarpeita ja -osaamista kyselytutkimuksella. Kyselimme muutamia kysymyksiä yritysten rekrytointitilanteeseen, rekrytointien haasteisiin ja yrityksen imagoon liittyen. Saimme vastauksia yhteensä 73 kappaletta.

Vastauksista 68 kpl tuli hankkeen kohderyhmältä eli PK-yrityksiltä (1–250 työntekijää) ja 5 kpl suurilta yrityksiltä. Hankkeen tarkoituksen mukaisesti keskityimme tutkimaan ensisijaisesti PK-yrityksiä.

Rekrytointihalukkuus näyttää PK-yrityksissä olevan korkealla, sillä 56 % vastasi aikovansa rekrytoida seuraavan puolen vuoden sisällä. Tilanne painottui vielä erityisesti 1–9 työntekijän mikroyrityksiin (54 %) ja pieniin eli 10–49 työntekijän yrityksiin (64 %).

Rekrytoinnin haasteet

Suurimpina PK-yritysten rekrytointien haasteina pidettiin työvoiman saatavuutta (32 %) ja tavoitettavuutta (18 %). Rekrytointiosaamisen katsoi haasteeksi vain 3 %, kaikki mikroyrityksissä, joten yrityksen rekrytointiosaamisen ja rekrytointien haasteiden välillä ei vastaajien mielestä katsottu olevan selkeää yhteyttä.

Kun tarkastellaan PK-yritysten rekrytointihaasteita niiden yritysten osalta, jotka aikovat rekrytoida puolen vuoden sisällä, haasteiden välinen jakautuma muuttui jonkin verran. Työvoiman saatavuuden katsoi haasteeksi 29 % vastaajista ja työvoiman tavoittamisen 24 % vastaajista. Työvoiman saatavuus oli haaste useammalle pienelle yritykselle (36 %) kuin mikroyritykselle (27 %). Työvoiman tavoittaminen puolestaan oli hieman useammin haaste mikroyritykselle (27 %) kuin pienelle yritykselle (21 %).

Rekrytointien haasteiden määrä oli edellisen pohjalta melko samanlainen PK-yrityksen rekrytointiaikomuksista riippumatta. Johtopäätöksenä työvoiman saatavuuden ja tavoitettavuuden parantaminen ovat PK-yritysten kannalta ensisijaiset kehittämisalueet. Huolimatta siitä, etteivät yritykset kokeneet rekrytointiosaamista haasteeksi, rekrytointiosaamisen kehittäminen on varmasti yksi tapa parantaa työvoiman tavoitettavuutta.


Kuva 2. Haastattelutiimi työssään.

Työnantajamielikuva

Työnantajakuvan osalta eniten erottumistavoiksi katsottiin yritysimago ja maine (34 %). Vastaus painottui pieniin (50 %) ja keskikokoisiin yrityksiin (40 %), mikroyrityksistä isolla osalla ei ollut selvää kuvaa miten yritys erottuu muista työnantajista. Mikroyritysten yleisin tunnistettu erottumistapa olikin Työyhteisö ja -ympäristö, hyvä fiilis 18 % osuudella. Vähiten erottumista katsottiin kohdistuvan palkkaan (7 %), etuihin (6 %), koulutusmahdollisuuksiin (4 %), urapolkuun (2 %) sekä työhön ja perheeseen (0 %).

Yrityksen työnantajaimagon osalta saman alan sisällä yksikään yritys ei katsonut mainettaan huonoksi. Tämä tarkoittaa, että 34 % yrityksistä katsoi maineensa hyväksi ja vastaus painottui pieniin yrityksiin (55 %) sekä mikroyrityksiin (27 %). Keskisuurista yrityksistä 40 % katsoi maineensa erinomaiseksi ja pienistä yrityksistä 27 %. Mikroyrityksistä iso osa ei osannut vertailla mainettaan muihin.

Somen merkitys rekrytoinnissa

Tapasimme useita mikro- ja pk-yrittäjiä, jotka eivät juuri käytä sosiaalista mediaa ja uusia rekrytointikanavia. On siis toimialoja, joilla ei toistaiseksi tarvita niin työnhakija kuin työantajapuoleltakaan satsauksia sähköisiin palveluihin. Samaan aikaan työnantajayritykset kertovat osaajapulastaan ja ettei juuri heidän yritykseensä löydy potentiaalisia työnhakijoita.

Toisilla yrityksillä on satsauksia työnantajamielikuvan edistämiseen sosiaalisessa mediassa, mutta heidän työtehtäviensä tekijät eivät välttämättä koe some-kanavia ominaisimmiksi käyttää, vaan selvittävät mahdolliset avoimet työpaikat perinteisin menetelmin.

Kuten tuloksista käy selvästi ilmi, PK-yritysten suurimmat haasteet ovat työvoiman saatavuus ja tavoitettavuus. Niiden suhteen olisi varmasti paljonkin tehtävissä myös viestinnän menetelmiä tehostamalla ja modernisoimalla. PK-yritysten some-näkyvyys on edullinen tapa toteuttaa notkeaa viestintää. Se ei kuitenkaan toteudu hetkessä, joten PK-yritysten olisi hyvä aloittaa suunnitelmallinen some-näkyvyys jo hyvissä ajoin ennen rekrytointitarpeiden realisoitumista akuutisti.

Meillä on menossa työelämämurros, kun työmarkkinoilta väistyvät ns. suuret sukupolvet ja jo työmarkkinoilla oleva työvoima tulisi poluttaa näihin vapautuviin tehtäviin. Mahdollisuuksia kohtaamisille on paljon, mutta kullakin toimialalla, toiminta-alueella sekä työpaikassa tulee tehdä omat päätökset siitä, kuinka tehtävistä töistä kerrotaan niin, että se kuuluisa hyvä tyyppi löytyy niitä tekemään.

Lue lisää SMErecin vierailusta yrittäjäpäivillä linkki julkaisuun

Vuonna 2018 Valtakunnalliset yrittäjäpäivät järjestetään Turussa. SMErec-hankkeen toteuttajat Karelia-amk, JOSEK Oy ja Turku AMK toimivat sekä Joensuun että Turun seudulla, joten ensi vuonna kyselyä yritysten rekrytointitarpeista toteutetaan Aurajoen varrella.

SMErec-tiimi:
Tanja Hallenberg, Mervi Leminen, Antti Meriö, Tanja Rimpilä ja Marja-Liisa Ruotsalainen

SMErec jalkautui valtakunnallisille yrittäjäpäiville

SMErec-hankkeen tavoitteena on kuulla mahdollisimman kattavasti yrittäjien rekrytointikokemuksista ja -haasteista. Päätimmekin jalkautua sekä SMErecin Joensuun että Turun tiimien voimin valtakunnallisille yrittäjäpäiville kohtaamaan yrittäjiä. Lähdimme matkaan kysymyspatteriston kanssa ja kartoitimme yritysten rekrytointitarpeita ja -osaamista.

Vuoden 2017 yrittäjäpäivät toteutettiin Joensuussa ja tapahtuma alkoi perjantaina virallisten kokousten ja retkien merkeissä. Osa tiimimme jäsenistä jalkautui retkille, osa jäi päätapahtumapaikalle Joensuu Areenalle. Retkien anti oli varsin kattava ja niiden lomassa ehdimme vaihtaa ajatuksia yritysten edustajien kanssa.


Kuva 1. SMErec-tiimi suuntaa kohti Valtakunnallisia Yrittäjäpäiviä

Karjalaiskierroksella Nuorten yrittäjien matkassa

Yrittäjäpäivien retkikattaus oli erittäin laaja. Pohjois-Karjalan Nuorten Yrittäjien järjestämällä retkellä ”Nuorten yrittäjien karjalaiskierros” vastakohdat täydensivät toisiaan. Nuoret yrittäjät opastivat eri-ikäisiä osallistujia karjalaisen kulttuurin ja perinteiden saloihin. Joensuun keskustan tuntumassa toteutettu retki koostui tehtävärasteista, jotka suorittamalla sai palkkioksi hienon karjalaispassin.


Kuva 2. Passi karjalaisuuteen on suoritettu!

Retkellä olleiden nuorten, sekä järjestäjien että osallistujien, into ja tekemisen meininki olivat käsin kosketeltavia. Varsinaissuomalainen varttikarjalainen aivan hämmentyi siitä, miten aktiivisia ja innovatiivisia nuoret yrittäjät ovat. Yritystoimintansa lisäksi he toimivat aktiivisesti nuorten yrittäjäjärjestöissä ja näyttävät muutenkin elävän vauhdikkaasti.

Toisella retkellä ”Petäjästä pikkuhousuja” päästiin tutustumaan Pohjois-Karjalan rakennus-, metsäteollisuus- ja biotalousosaamiseen. Kyselimme retken aikana osallistujilta heidän rekrytointitarpeistaan. Retkelle osallistuneista yrittäjistä löytyi sekä pieniä että perheyrityksiä, joissa henkilöstö on rekrytoitu vuosien kuluessa lähipiiristä. Keskustelua käytiin usean polven perheyrityksistä ja niiden ominaispiirteistä esimerkiksi vieraillessamme Iivari Mononen Oy:ssä.

Retkeen kuului tutustuminen Joensuun ensimmäiseen puukerrostaloon Penttilänrannassa, Fortumin pyrolyysilaitokseen sekä metsä- ja maatalouden koneita ja palveluita tuottavaan John Deereen. John Deeren tiloja ihasteltiin ja tehdas vakuutti osallistujat erityisesti siisteydellään. Kuva nuhruisesta metallipajasta oli kaukana vierailukohteesta. Myös hieno työ alihankkijaketjun kanssa nousi esiin tutustumiskierroksella useaan otteeseen.

Kuulumisia kentältä

SMErecin Yrittäjäpäivillä kohtaamat yritykset edustivat varsin kattavasti eri toimialoja. Mukaan mahtui niin kuljetusalan, ravitsemus-, rakennus-, hyvinvoinnin, terveysalan, asiantuntijakonsultoinnin kuin erilaisten kaupan ja palvelualojen toimijoita.

Suurin osa yrityksistä toteutti rekrytointia perinteisin menetelmin. Työvoiman saannissa tuntui olevan eroja toimialojen välillä. Ravitsemusalalla yrittäjät kokivat työvoiman saannin helpoksi, kun taas erityisosaamista vaativat matkailu-, sisäilma-, it- ja metalliala kärsivät työntekijäpulasta. Eräs kuljetusalan toimija kertoi toki saaneensa persoonalliseen työpaikkailmoitukseensa peräti 75 hakemusta.

Moni kertoi rekrytoivansa uusia työntekijöitä suoraan koulun penkiltä tai harjoittelujen kautta. Useat yrittäjät toivoivatkin yhä vahvempaa yhteystyötä oppilaitosten harjoittelusta vastaavien tahojen kanssa. Eräs yrittäjä toivoi, että tulevaisuudessa harjoittelu saataisiin kytkettyä entistä läheisemmin työpaikalle. Hänen esittämänsä ajatusmalli muistutti Keski-Karjalan Kehitysyhtiön Osaava Keski-Karjala -hankkeen mestari–kisälli-toimintamallia. Joensuun seudulla on juuri alkanut vastaava kokeilu Osaava Joensuun seutu.

Osalle haastatelluista yrittäjistä yrittäjyys oli osa-aikaista. Eräät rakennus- ja kuljetusalojen yrittäjät edustivat toisen polven yrittäjiä. He korostivat esimiestyön ohella työnantajavelvoitteiden noudattamista ja olivat vahvasti tukemassa työntekijöidensä hyvinvointia. Uusista rekrytointimalleista hyödyn irti ottava Joensuun kaupunki esiintyi modernina rekrytoijana. Kaupungin rekrytoijia on innostettu ottamaan käyttöön videohaastattelut.

Suomalaisten työntekijöiden suosiminen ja uusien työntekijöiden hyvä perehdyttäminen nousivat esille. Saimme myös kuulla, että sesonkiluonteisuus haastaa rekrytointien onnistumista, samoin kuin työn vaatima erityisosaaminen. Tästä esimerkkinä kielitaitoa vaativa joulupukkihahmo, jota matkailualan yrittäjä Matti Pohjola, Nordic Holidays Services:stä käytti esimerkkinä keskustelussamme.

Henkilöstön työsuhde-etuina pk-yrittäjät käyttävät mitä mielikuvituksellisimpia ratkaisuja: Parturikoulutuksen saanut toisen polven ympäristöalan yrittäjä leikkaa hiuksia, jos tarvetta ilmenee. Tai vientireittiä ajaville kuskeille järjestetään vähän parempia majoituspalveluita kuin kilpailevassa firmassa. Pienet yrittäjät haluavat tarjota laadukkaita palveluita asiakkailleen, joten henkilöstön tulee toimia hyvin.

Ministeri Sipilä nosti puheessaan esiin, että työnantajayrittäjien määrä on muutaman viimeisimmän vuoden aikana laskenut 8000 yrityksellä. Tämä pitänee paikkansa, sillä tapasimme yrittäjäpäivillä useita yksinyrittäjiä sekä ikääntyneitä entisiä yrittäjiä, jotka olivat jo luopuneet yrityksestään.

Tutustu tarkemmin kyselyn tuloksiin linkki julkaisuun

Vuonna 2018 Valtakunnalliset yrittäjäpäivät järjestetään Turussa. SMErec-hankkeen toteuttajat Karelia-amk, JOSEK Oy ja Turku AMK toimivat sekä Joensuun että Turun seudulla, joten ensi vuonna kyselyä yritysten rekrytointitarpeista toteutetaan Aurajoen varrella.

Kirjoittajat: Tanja Hallenberg, Antti Meriö, Tanja Rimpilä ja Marja-Liisa Ruotsalainen

SMErec:n porukalla haistelemassa rekrytoinnin uusia tuulia Tampereella

SMErec:n syksyn alkuun Joensuun tiimi suuntasi yhdessä PKKY:n porukan kanssa kohti Tamperetta benchmarkkaamaan paikallisia rekrymessuja ja Tampereen ammattikorkeakoulun rekrytointipalveluita. Aikaiseen aamujunaan lähdettiin Marja-Liisan, Tanjan ja Kaisun sekä PKKY:n Eine Paldanin ja Pälvi Malisen voimin.


Kuva 1. Rekrytori® -Koulutori-kierros aluillaan

Rekrytori® -Koulutori tapahtuma juhlii ensi helmikuussa kymmenvuotisjuhlijaan. Toiminta lähti liikkeelle Tampereen Kauppakamarin ja yksityisen Honkalamedian yhteisenä rutistuksena. Tälläkin hetkellä tuottajina toimivat nämä tahot. Toteutuksena Rekrytori® – Koulutori on osallistujille maksuton tapahtuma, jonka toteutuskustannukset katetaan yrityksien messuosastomaksuilla.

Lähtökohtanamme oli tutustua toimivaan rekrytointitapahtuma-konseptiin sekä käydä haistelemassa alan uusia tuulia, mainonnassa oli näkyvästi esillä mm. cv-videobaari sekä pikarekry. Tapahtumasta oltiin myös hankkimassa uusia ideoita Joensuussa toteutettavaan 1000 työpaikkaa tarjolla-tapahtumaan.

Olimme sopineet kahvihetken tapahtuman järjestäjän Mikko Honkalan kanssa. Tapahtuman yhteydessä toteutetun kyselyn perusteella 17,9 % kävijää eli yli 1000 ihmistä sai helmikuun 2017 Rekrytori® -Koulutori -tapahtumasta työhaastattelukutsun. Konsepti vaikuttaa toimivan. Ketä nämä rekrytoijat sitten olivat? Honkalan mukaan rekrytointitapahtumaan osallistuvista yrityksistä on noin 50 % Tampereen ulkopuolelta. Paikallisia metallipuolen toimijoita olivat mm. Transtech, Tasowheel ja Ponsse. Muualta tulleita edusti mm. Valmet Automotive Oy ja Kainuusta oli tultu tapahtumaan myös laajemmin alueteemalla edustaen useampaa yritystä samalla kertaa.


Kuva 2. Mikko Honkalaa tapaamassa

Mihin Rekrytori® -Koulutori -malli sitten perustuu?

Järjestäjän sanoin; ”Tapahtuman anti on kättely ja kohtaaminen.” Tapahtumassa oli 46 ständipaikkaa, työnäytösteltta, CV-videobaari ”Puhu itsellesi työpaikka minuutissa” sekä tasatunnein pidettävät toimialakohtaiset pikarekryt. Kokemuksemme tapahtumasta oli positiivinen. Työnantajat olivat aktiivisesti ottamassa kontaktia hakijoihin. Paikalla oli selkeästi myös vanhempaa väkeä hakemassa töitä.

Tapahtumassa toteutetussa pikarekryssä tietyn toimialan yritykset esiteltiin lyhyesti nimeltä. Pikarekryyn osallistuvat yritykset asettuivat rinnakkain ja hakijat valitsivat näistä ensimmäiset kohteensa. Minuutin kuluttua tapahtuman juontaja ohjeisti hakijoita vaihtamaan paikkaa. Yleisölle tämä näyttäytyi kiinnostavana toimintana. Tosin kaikki yritykset eivät ehkä istuneet suoraan esillä olleeseen toimialaan, mikä tämä saattoi vaikuttaa keskusteluihin puolin ja toisin. Tuossa ajassa voi hakija kyllä kertoa oman osaamisensa lyhyesti, mutta entä jos rekrytoiva yritys ei ole ennakkoon tuttu? Addecco Finland Oy:n edustajan mukaan pikarekryyn voisi varata keskusteluille enemmän kuin minuutin, jotta vuoropuhelusta tulisi tavoitteellisempi.


Kuva 3. Pikarekry

Parastamista – kotiinviemisiä

Kyllähän täältä toki tuli kotiin viemistäkin. Järjestämisen näkökulmasta yrityksille tehdyt ennakkokyselyt ilmoittautumisen yhteydessä tuovat hyvää tietoa alan kehittymisestä rekrytoinnin näkökulmasta. Toteutukseen uutta ilmettä loivat työnäytökset, pikarekryt ja CV-videobaari.

Itse tapahtumajärjestelyistä parastaisimme mielellämme tehokkaan opiskelijayhteistyömallin. Toteutus elävässä kauppakeskuksessa loi helpon osallistumismahdollisuuden kaikille. Heti tuloaulassa meitä tervehti iloinen opiskelijaporukka yhtenäisissä liiveissä. Tampereen seudun ammattiopisto Tredun opiskelijoita oli osallistettu tapahtumajärjestämiseen mm. feissaajiksi, aulaoppaiksi ja kävijäkyselyn toteutukseen.

Tapahtumasta saimme hyvän kuvan, mitä töitä nyt on tarjolla. Ständeiltä saimme myös hyviä vinkkejä yritysten rekryviestintään. Yritysten rekrytoijat olivat nuoria työntekijöitä, ei hr-päälliköitä. Tähän liittyen pohdimme, onko tällä merkitystä yrityskuvan kannalta ja onko nuorten rekrytoijien ja yritysedustajien helpompi kertoa vertaismaisesti nuorille hakijoille yrityksestä.

Rekrytori® -Koulutori oli tapahtumana erittäin hyvä benchmarking-kohde saada näkemys kuinka voidaan järjestää suuren kävijämäärän tavoittavia rekrytointikohtaamisia. Jututtamamme henkilöt kokivat ständeillä olon hyväksi tavaksi näkyä ja tavata potentiaalisia työnhakijoita. – Mukavaa ja rentoa porukkaa tuntui olevan.


Kuva 4. Rekrytorilla

Bencmarkkaus kohteena TAMKrekry

Vierailimme myös Tampereen ammattikorkeakoulun työelämäpalveluissa tapaamassa TAMKrekryn Miika Rautiaista ja Saara Lehtosta. Siellä on viime vuosina kehitetty toimintamalleja tukemaan opiskelijoiden ja yritysten kohtaamisia edistäen näin opiskelijoiden työurasuunnittelua ja työnhakua mm. järjestämällä erilaisia työelämätapahtumia, koulutuksia ja infotilaisuuksia.


Kuva 5. TAMKrekryä benchmarkkaamassa

TAMKrekry on luonut sähköisen Y-makers.fi-järjestelmän Tampereen ammattikorkeakoulun opiskelijoille, opiskelijatiimeille ja vastavalmistuneille välittämään yritysten tarjoamia harjoittelu- ja työpaikkoja, projektitoimeksiannot sekä opinnäytetyöaiheita. Y-makers.fi on käytössä myös Tampereen yliopiston ja Tampereen teknillisen yliopiston korkeakouluyhteisöissä. Y-makers.fi on kehitetty WordPress-alustalle ja tämä mahdollistaa sen jatkuvan kehittämisen ja laajentamisen uusiin korkeakouluihin. Opiskelijaprojektit voivat rekrytoida kanavan avulla muita opiskelijoita kehittämistiimeihinsä. Yritykset vievät ilmoituksensa itse järjestelmään ja luokittelevat ne haluamallaan tavalla. Ilmoitukset ovat voimassa kuusi kuukautta kerrallaan, näin palveluun ei jää vanhentuneita ilmoituksia.

Y-Makers:n slogan ”Matching students, teams and companies” nimensä mukaisesti mahdollistaa opiskelijoiden, tiimien ja yritysten kohtaamisen tarjoamalla paikan toistensa löytämiseen moniammatillisesti.

TAMKrekryn palveluita opiskelijoille ovat myös sparraustuokiot CV:n ja työhakemusten tueksi ja on mahdollista saada henkilökohtaista neuvontaa työnhakuun ja uraohjaukseen. Lisäksi VideoCV-klinikalla annetaan ohjeistusta osaamisen esittelyn käsikirjoittamiseen sekä toteutetaan kuvaukset ammattilaisvälinein, valaistuksin ja muine asiaan kuuluvine välineineen. Muita palveluita ovat mm. mentorointi sekä erilaiset alumniaktiviteetit valmistumisen jälkeen.

Yrityksille TAMKrekry mahdollistaa opiskelijoiden rekrytoinnin helposti mm. Uratori ja Portti työelämään –tapahtumien kautta. Uratorit ovat eri kampuksilla järjestettäviä toimialakohtaisia rekrytilaisuuksia. Tampereen ammattikorkeakoulun opiskelijakunta (Tamko) yhteistyökumppaniensa kanssa järjestää vuosittain Portti työelämään -rekrytointimessut, jotka ovat keskellä kiireisintä kesätöiden hakua. Nämä messut ovat siellä, missä opiskelijat normaalisti liikkuvat eli ammattikorkeakoulun tiloissa. Vuoden 2018 messuille ilmoitetaan nettisivujen mukaan olevan tulossa jo 70 yritystä. Kymmenen päivää ennen tapahtumaa opiskelijoille jaetaan katalogiksi painetut yritysesittelyt, jotta he voivat kohdentaa työhakemuksensa suoraan haluamilleen yrityksille.

Tämä vierailu TAMKrekryssä antoi paljon vinkkejä, kuinka voisimme edelleen kehittäen systematisoida Karelia-amk:n työuraohjausta vahvistamaan työelämäläheisyyttä. Matkanteko yhdessä Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän Ura- ja työelämäpalveluiden uraohjaajien Pälvin ja Einen kanssa oli vuorovaikutteista ja saimme paljon uusia ideoita työhömme.

Blogin kirjoittajat ovat SMErec-hankkeessa Karelia-ammattikorkeakoulussa työskentelevät:
Marja-Liisa Ruotsalainen, projektipäällikkö
Tanja Rimpilä, projektiasiantuntija
Kaisu Kuittinen, harjoittelija
Julkaistu 6.10.2017

Kilpajuoksu aikaa vastaan

Vuorokaudessa on todellakin vain 24 tuntia, ihan joka päivä! Ihminen tarvitsee myös lepoa ihan joka päivä! Keskimäärin 16 tuntia vuorokaudessa on käytettävissä muihin elämäntapoihin kuin nukkumiseen ja lepoon. Tämä ihan vaan tiedoksi pienyrittäjille, jotka kertovat tekevänsä töitä 24/7, että ei onnistu montaa vuorokautta putkeen, ainakaan hyvävoimaisena!

Tunnista tarve 
Aloitetaan siis ihan alusta. Erittäin tärkeä taito yrittäjälle on tunnistaa se hetki, että nyt pelkän oman työpanoksen varaan ei voi enää jäädä, vaan tarvitaan yritykseen lisää tekijöitä. Näitä tekijöitä löytyy markkinoilta työtekijän muodossa eli palkkaamalla apua taikka sitten palvelun tarjonnan muodossa eli ostamalla palvelua tai vuokraamalla työvoimaa.

Uusi rooli 
Ensimmäisen ulkopuolisen työntekijän palkkaaminen yritykseen on merkittävä kehitys‐ ja muutosaskel yksin yrittäjälle. Yksin yrityksen kaikki asiat osaavasta arjen pyörittäjästä olisi muututtava työnantajaksi ja esimieheksi. Lisäksi on tehtävä uusi roolijako tehtävissä: mitä tehtäviä tekee työntekijä ja mitä yrittäjä itse. Mihin tehtäviin tarvitsen työntekijän ja millainen työntekijä osaa tehdä nämä tehtävät?

Sekin on fakta, että yrittäjää ei voi kloonata, valitettavasti! Yrittäjä joutuu siis palkkaamaan erilaisen ihmisen kuin itse ja tekemään monenlaisia kompromisseja löytääkseen sopivan tyypin töihin. Toisaalta voi käydä niinkin, että uudesta työntekijästä saadaan myös jotain lisäarvoa yrityksen kehittämiseen. Esimiestyökään ei aina suju ihan itsestään, vaan siihenkin pitää oppia tavalla tai toisella. Jotkut käyttävät kantapäitään ja jotkut etsivät osaamista muulla tavoin.

Hyvän tyypin jahdissa 
Toden totta, mistä niitä hyviä tyyppejä oikein löytää? Oven takana heitä tuskin on jonoksi asti. Mutta aika usein niitä tuttavapiiristäkin löytyy eli suhteilla etsitään töitä ja niiden tekijöitä. Hiljainen haku tuo omat hyvät puolensa työntekijän hakemiseen; ainakin sillä minimoidaan tuntikausien istuminen puhelimessa vastaamassa kiinnostuneiden tiedusteluihin. Toisaalta jos tuttavapiiristä ja verkostoista ei heti löydy sopivaa kandidaattia, voi avoimempi haku olla tarpeen.

Kanavavalinta 
Nykyisin työnhakuilmoituksiin lienee enemmän tarjolla kanavavaihtoehtoja kuin illan televisio‐ohjelman valintaan. Perinteiset lehti‐ilmoitukset ovat lähes kadonneet ja tilalle on tullut erilaiset sähköiset kanavat. On työvoimahallinnon palveluja ja yksityisiä työnhakukanavia, oppilaitosten portaaleja ja erilaisia mobiilisovelluksia. Jotkut ulkoistavat työntekijän etsinnän alan ammattilaiselle. Myös sosiaalisessa mediassa eri kanavilla voi rummuttaa tarjolla olevaa työpaikkaa, jos siellä somekanavilla muutenkin ajankohtaisia asioita päivitellään. Se pitää kuitenkin muistaa kertoa selkeästi, että millaista osaajaa haetaan ja mihin tehtäviin. Kaikkihan me ollaan kuitenkin niitä hyviä tyyppejä.

Työnantajamielikuva takataskussa 
Mikä tahansa kanava tulikaan valittua työnhaun onnistumiseksi, niin sekin on huomattava, että viidakkorumpu tekee tehtävänsä ja viesti liikkuu. Hyvässä ja pahassa. Ennen kuin tyytyy vain laittamaan sormet ristiin selän taakse ja toivoo parasta mahdollista lopputulosta, niin voi tietysti ihan tiedostaakin, että yrityksen imagoahan tässä koko ajan luodaan. Imagoa rakennetaan työnhakuilmoituksessa, työhaastattelussa, tuotteita ja palveluja mainostaessa, asiakkaita palveltaessa ja ihmisten kanssa keskusteltaessa, niin ja tietysti ihan työpaikalla töitä tehdessä.  Aina ja koko ajan. Kaikki työnhakijat haluavat kuulla, millaisesta yrityksestä on kyse. Hyvät tyypit etsivät hyvää työnantajaa. Työnantajamielikuvaa on hyvä alkaa miettimään viimeistään tässä vaiheessa, voihan nimittäin olla, että tämä ei ole viimeinen rekrytointi.

Eikä se tyyppi ole vielä edes aloittanut töissä…
Sitäkään ei kannata jättää huomiotta, että kukaan ei osaa uusia tehtäviä ilman perehdytystä. Perehdytykseen on syytä varautua hyvissä ajoin ennakolta. Kannattaa itse töitä tehdessään kirjata muistiin asioita, prosesseja, yhteyshenkilöitä ja tapoja toimia. Ja muistaa sitten valuttaa nämä tiedot tulevalle työntekijälle. Uuden ihmisen voi odottaa pääsevän nopeammin juonesta kiinni, kun on perehdyttäminen hoidettu kunnolla.

Ei ole totta, kaikki tämä pitäisi tehdä ennen kuin ne apukädet ovat edes hommissa? Johtopäätöksenä tuumataan, että olisi pitänyt suunnitella työntekijän palkkaamista ihan hyvissä ajoin, vielä aikaisemmin kuin tuli tehtyä, kiire tässä tulee saada ihminen äkkiä töihin.  Pitäisi siis aloittaa hyvissä ajoin eli ennakoida. Työsopimuskin pitäisi vielä tehdä…

Kirjoittaja on yritysneuvoja Mervi Leminen Joensuun Seudun Kehittämisyhtiö JOSEK Oy:stä, itsekin joskus yrittänyt.

Virtuaalista opiskelijarekrytointia eri todellisuuksissa

Anssi Gröhn

Tässä artikkelissa esitellään etäopiskelijoiden rekrytointitapahtumiin osallistumisen haasteita. Lisäksi tarkastellaan etäläsnäolon luomisen edellytyksiä fyysiseen tilaan sekä miten tietojenkäsittelyn online-messuja on kehitetty virtuaalitodellisuuden avulla. Lopuksi kuvataan mihin SMErec-hanke etsii ratkaisuja virtuaaliteknologian avulla.

Olen mukana monikansallisessa SMErec – New generation recruitment skills for SMEs and workforce -hankkeessa, jossa Karelian tavoitteena on muun muassa edistää opiskelijoiden työnhakutaitoja hyödyntämällä virtuaaliteknologiaa (http://smerec.karelia.fi/fi/). Tavoitteena on tuoda virtuaaliteknologiaa tutuksi opiskelijoille, työnantajille ja ohjaajille.

Etätyö ja rekrytoinnin murros

Helsingin Sanomien artikkelissa todetaan, että rekrytointi on tällä hetkellä murroksessa. Tarjolla on useita erilaisia palveluja, joista hakijat voivat etsiä sopivia työtehtäviä. Hakijan on tällä hetkellä kahlattava läpi useita palveluita löytääkseen työtehtävät. (HS, 26.5.2017). Ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn avulla voi kuitenkin luoda erilaisia portaaleja, jotka yhdistävät tietoja eri palveluista yhden luukun taakse helpommin saataville. Vaikka verkkopalvelujen hyödyntämiseen on uusia menetelmiä, niin kohtaamiset erilaisissa tapahtumissa eivät ole vanhanaikaisia. Mutta miten saamme tuotua globaalin työvoiman kyvyt paremmin näkyviin, kun välimatkat ovat pitkiä ja aika kallista?

Yrityksiä ja opiskelijoita yhteen kokoavat rekrytointitapahtumat vaativat tällä hetkellä pääosin saapumista fyysiseen tilaan paikan päälle. Vaikka tapahtumat toimivat hyvin yhdistäessään työnantajia ja tarjolla olevaa osaamista, voi niiden toteutustapa olla hankala muun muassa opiskelijoille, joilla on hyvät etätyövalmiudet. Kynnys osallistua rekrytointitapahtumiin ilman varmaa tulosta työ- tai harjoittelupaikasta on erityisen korkea silloin, jos tutkinnon voi suorittaa kokonaan etäopintoina ja matka tapahtumaan on pitkä. Tästä syystä varteenotettavaa osaamista ei todennäköisesti saada tapahtumiin tarjolle niin tehokkaasti kuin voisi.

Opiskelijat tarvitsevat myös tukea osaamisensa esittelyyn. Opintojen aikana esiintymistaitoihin tarjotaan koulutusta, mutta opiskelijat vastaavat pääasiallisesti osaamisensa esittelystä itse. Ulospäin suuntautuville ekstroverteille oman osaamisen esittely työnantajille on helpompaa kuin introverteille. Introvertit joutuvat ponnistelemaan enemmän suunnatessaan viestin tuntemattomille ihmisille. Se voi olla myös kynnys rekrytointitapahtumaan osallistumiselle. Introvertille voi olla myös vaikeampaa esitellä teknologista osaamista ilman ongelmanratkaisukontekstia tai itse laitteistoa, jonka säätämisestä osaaminen näkyy.

SMErec-hankkeessa hyödynnetään virtuaalitodellisuuden, lisätyn todellisuuden ja sekoitetun todellisuuden mahdollisuuksia osaamisen esille tuomisessa rekrytointimahdollisuuksien parantamiseksi. Tavoitteena on, että etäopiskelijat pääsevät esittelemään osaamistaan hologrammitallenteita hyödyntäen. Tässä on kyse oman persoonallisen esitystavan digitalisoinnista uuden teknologian avulla. Hologrammitallenteen avulla katsoja voi tarkastella ihmistä ja kehonkieltä pelkän videon sijaan. Menetelmänä hologrammitallenne sijoittuu haastattelun ja työhakemuksen väliin. Tällaisen tallenteen avulla työnantaja voi “tavata“ hakijan virtuaaliympäristössä ja hakija voi esitellä työtehtävässä tarvittavaa osaamistaan.

Teknologiaa tutuksi opiskelijoille, työnantajille ja ohjaajille

Muutosvastarinta on luonnollinen reaktio, kun uusia teknologioita ja menetelmiä otetaan käyttöön päivittäisessä toiminnassa, ja mahdollisuuksien hyödyntäminen jää taas uusi juttu otettavaksi käyttöön -asenteen alle. Nykyisin käytössä olevaa etäopiskelun mahdollistavaa teknologiaa ei osata vielä hyödyntää täysipainoisesti etäläsnäolon aikaansaamiseksi reaaliaikaisissa tapahtumissa. Ohjelmistojen ominaisuuksia osataan käyttää kattavasti, mutta varsinainen etäläsnäolon luominen vaatii järjestelmällistä ja tavoitteellista toimintaa.

Projektien hallintaan on olemassa useita eri menetelmiä erilaisine käytäntöineen ja tukisovelluksineen. ICT-alan projekteissa ohjelmistot ja teknologia on otettu käyttöön tukemaan kehitysmenetelmän asettamia ehtoja. Esimerkiksi SCRUM-kehitysmenetelmä ja Jira-projektinhallintaohjelmisto ohjaavat menetelmän tehokkaaseen hyödyntämiseen. Vastaavalla tavalla tarvitsemme etäläsnäolon luomiseen omat menetelmät – ohjelmistot ja teknologiat niiden luomiseen ovat jo olemassa. Elämme teknologista murrosvaihetta. Virtuaaliteknologiaa ja etäosallistumista on mahdollisuus kokeilla rohkeasti ja luovasti. Tänä kesänä joihinkin festivaaleihin voi osallistua virtuaalitodellisuuden keinoin.  Myös muita avauksia tehdään kuin pelkän “eturivin paikan” siirtämistä virtuaalitodellisuuteen. Teknologian avulla festivaalikokemukseen voidaan liittää myös erilaista tarinankerrontaa (Raymer, 3.3.2017).  Rekrytointitapahtumien siirto verkkoon on loistava mahdollisuus tutkia uudenlaisen vuorovaikutteisuuden luomista.

Online-messut keskiössä etäläsnäolon ja rekrytoinnin kehittämisessä

Karelian tietojenkäsittelyn 2. vuoden opiskelijat ovat järjestäneet ICT-alan online-messut jo kahdeksan kertaa. Opiskelijat esittelevät messuilla osaamistaan ICT-alan sidosryhmille verkossa. Viimeisenä kahtena kertana tapahtuma on sidottu menestyksekkäästi Work Smart – Älykkäästi töihin hankkeen toimintaan, ja tapahtumalle on luotu verkko-osoitteen lisäksi myös fyysinen tila. Etäläsnäolon kehittämisen ja etäosallistujien osaamisen esille tuomisen osalta SMErec-hanke ja online-messut ovat luonteva jatko uudenlaisen rekrytoinnin kehittämiselle.

Kevään 2017 online-messuilla otettiin virtuaaliteknologia mukaan tapahtumaan ensimmäistä kertaa. Tapahtumaa varten luotiin Live-VR-striimi 360-kameran avulla verkkoon, jonka avulla osallistujat pääsivät seuraamaan tapahtumaa kuten paikalla olevat osallistujatkin. Striimiä oli mahdollista seurata mobiililaitteilla Google Cardboard-VR-lasien kanssa tai ilman. Läsnäolon tuntu VR-striimiä seurattaessa oli huomattavasti vaikuttavampi kuin AC-yhteyden avulla. Online-messuilla hyödynnetään VR-teknologiaa jatkossakin.

Vaikka selkeitä edistysaskeleita etäosallistumisen osalta tehtiinkin, kehitettävää jäi vielä. VR-striimin toteutuksessa koko tapahtuman ajalle oli haasteita teknologian osalta ja tapahtuman loppupuolen seuraaminen VR-striimillä ei ollut mahdollista. Jatkossa myös etäosallistujien vuorovaikutus on tehtävä kahdensuuntaiseksi, jolloin paikalla olevat ja etänä osallistuvat voivat keskustella keskenään luontevammin “kasvotusten”.

Tapahtuman iltaohjelman striimaus verkkoon oli messutiimin mielestä hankala järjestää. Mitään teknistä estettä sille ei sinällään ole, joten jatkossa on pyrittävä siihen, että koko tapahtuma on mahdollista seurata alusta loppuun virtuaalitodellisuudessa. On myös tutkittava, mitä mahdollisuuksia erilaisten tapahtumien yhdistämiseen virtuaalitodellisuuden avulla on olemassa esimerkiksi SMErec-hankkeen kansainvälisten kumppaneiden kanssa.

Olemme ottaneet käyttöön myös ensimmäisiä kuluttajakäyttöön suunnattuja striimausteknologiaa hyödyntäviä laitteita. Laitteissa on vielä tiettyjä teknisiä rajoituksia, esim. livestriimin resoluutio on pelkästään HD-tasoista 4K-kuvan sijaan. Varsinaisia 360-tallenteita on toki mahdollista tallentaa suuremmalla resoluutiolla jo nyt. Pienempi resoluutio vaikuttaa luonnollisesti striimistä näkyviin yksityiskohtiin ja immersioon erityisesti VR-laseja käytettäessä. Huonommallakin kuvanlaadulla osallistuminen on vaikuttavampaa kuin pelkästään Adobe Connectin kautta osallistuminen.

Jatkossa luomme kahdensuuntaista vuorovaikutusta tapahtumaan läsnäolorobottien sekä XR-mobiiliteknologioiden avulla. Läsnäolorobottien osalta toimivia ratkaisuja on jo olemassa.  AR- ja MR-teknologioita on kehitteillä. Mobiilikäytön osalta erityisen kiinnostavia ovat Google Tango sekä Microsoftin Hololens, jotka tuovat fyysiseen tilaan heijastetut 3D-mallit katseltaviksi erillisten lasien avulla. Aika on nyt kypsä sekoitetun todellisuuden eri mahdollisuuksien tutkimiseen, sillä myös muilta valmistajilta on tulossa erilaisia ratkaisuja kevyempiin XR-laseihin. On tutkittava myös olemassa olevan teknologian valjastamista virtuaalihologrammien luomiseen, esimerkiksi 3D-liikekameroiden yhdistämistä 3D-skannauksiin. On jännittävää selvittää, miten eri tavoin on mahdollista tehdä virtuaalihologrammitallenteita, ja kuinka pääsemme hyödyntämään niitä rekrytoinnin tueksi SMErec-hankkeessa ja online-messuilla.

SMErec – Uuden sukupolven rekrytaidot yrityksille ja työnhakijoille

Marja-Liisa Ruotsalainen & Tanja Rimpilä

SMErec – new generation recruiting skills for SMEs and workforce.
SME niin kuin pienet ja keskisuuret yritykset.
Rec niin kuin tallennus ja rekrytointi.
Uuden sukupolven rekrytaidot pk-yrityksille ja työnhakijoille.

 

 

 

Keväällä 2016 kumppanikorkeakoulumme Belgian Gentistä lähestyi Karelia-amk:a idealla, jolla ratkaistaisiin yritysten rekrytointiin liittyviä haasteita. Perinteisen yhteisen kv-hankkeen sijaan nyt tarjoutui mahdollisuus lähteä tekemän yhteistyötä uudenlaisella toimintatavalla Euroopan Unionin sosiaalirahaston tuella. Käytännössä kussakin EU-maassa on oma hankkeensa eli ns. päätoteuttaja ja osatoteuttajat muodostavat yhteisen kehittämisprojektin juuri omiin tarpeisiin. Kuitenkin yhdessä muiden maiden projektien kanssa tehdään tiivistä yhteistyötä, jotta lopulta ”viisaus levittäytyy” koulutuksen ja ammattitaidon palveluiden kehittämistyöstä sekä toimintamalleista koulutuksesta työhön siirryttäessä.

Vuoden 2017 alusta Karelia-amk, Turku AMK ja JOSEK Oy ovat yhteisesti toteuttamassa SMErec – new generation recruitment skills for SMEs and workforce kehittämistyötä keskittyen rekrytointien onnistumiseen. Tavoitteena on vahvistaa mikro- ja pk-yritysten kilpailukykyä kehittämällä yritysten rekrytointiosaamista ja varmistamalla sitä kautta pk-yritysten rekrytointien onnistuminen. Samalla edistetään korkeakouluopiskelijoiden työnhakutaitoja tuoda ammattiosaamistaan esille. Tämän Suomi-konsortion lisäksi kehittämistyötä toteutetaan yhdessä belgialaisten ja saksalaisten kumppanikorkeakoulujen kanssa EU:n ensimmäisestä koordinoidusta kansainvälisestä Euroopan sosiaalirahaston (ESR) hankeyhteistyöhausta.

Seuraavien vuosien aikana kehitetään ja hyödynnetään digitaalisia työkaluja ja toimintatapoja, joilla edistetään onnistuneita osaajien rekrytointeja. SMErec-hanketta toteutetaan kahdella erilaisella talousalueella Turussa ja Joensuun seudulla edistäen yritysten kilpailukykyä luomalla yritysten henkilöstöstrategiaa tukevia mittareita ym. rekrytointiin sovellettavia työkaluja. Tavoitteena on tehdä yrityksille innovatiivisia ja konkreettisia valintamenetelmiä rekrytointityökaluiksi. Tähän tähdätään kouluttaen myös yrittäjien rekrytointiosaamista henkilöstöresurssien johtamisessa ja työnantajamielikuvan hallintaan. Opiskelijat ovat kehittämässä virtuaaliteknologian mahdollisuuksia rekrytointiprosesseissa niin teknisissä ratkaisuissa kuin myös oman osaamisensa esittelemiseksi. Näin edistetään opiskelijoiden työelämään siirtymistä sujuvasti ja työelämätaidot kasvavat samalla kun kehittämistyötä tehdään yhdessä yritysten kanssa.

Kansainväliset yhteistyökumppanit keskittyvät omissa hankkeissaan tiettyihin rekrytoinnin osa-alueisiin. Belgiassa pk-yrityksillä haasteita mm. valintaprosessiin liittyen (selection), sillä usein yritysten rekrytointitilanteen valintapäätökset perustuvat hyvään tunteeseen ns. “good feeling”. Belgialaisten projektin tavoitteena on kehittää yritysten valintaprosessia, ja he toteuttavat mm. yritysten haastatteluja tutkimusaineistoksi ja mahdollisesti myös suomalaiset yritykset pääsevät antamaan näkemyksensä. Kehitettävällä sovelluksella on mukava nimi: Selection Buddy. Saksan partneriorganisaatio Hochschule Harzia kiinnostaa valintaan liittyen mm. kompetenssit ja datan analysointi. Saksan partnerin tavoitteena on kehittää digitaalinen työkalu hoivasektorille.

Kansainväliset partnerit pitävät Suomen toimintatapoja ja toteutussuunnitelmaa merkittävänä, sillä SMErec:ssä järjestetään lisäksi muista kansallisista hankkeista poiketen koulutusta sekä yrityksille että opiskelijoille. Lisäksi muilla mailla ei ole selkeää opiskelijaintegraatiota hankkeeseen. Suomessa ammattikorkeakoulujen tapa toteuttaa tutkimus‐, kehittämis‐ ja innovaatiotoimintaa (TKI) osana opetusta ja erityyppisten TKI-projektien muodossa on siis ainutlaatuista. SMErec-hankkeessa toteutuva tutkimus ja kehitys tuottaa uutta tietoa ja osaamista niin yritys- ja työelämään kuin myös opetuksen sisältöihin ja työtapoihin. Toimimme siten, että opiskelijat saavat osana tutkintoaan jo paljon kokemusta työelämän konkreettisista kehittämistarpeista. Karelia-ammattikorkeakoulussa YAMK-opiskelijoita tekevät kehittämistyönään rekrytointiprosessiin liittyviä työkaluja yrityksille. Tietojenkäsittelyn tradenomiopiskelijat osallistuvat opinnoissaan virtuaaliteknologian mahdollisuuksiin oman osaamisen esittelemiseksi työorganisaatioille globaalissa maailmassa sekä tekevät projektiopinnoissaan digitaalisen työkalun opastamaan mikroyrittäjää rekrytointiprosessin toteuttamisessa.

Karelia-amk:n toteutuksessa kouluttajina ja kehittäjinä mukana ovat yliopettaja Arja-Irene Tiainen ja lehtori Anssi Gröhn. He osaltaan mahdollistavat vahvan TKI-integraation tutkinto-opetukseen ja edistävät moniammatillista osaamista yli koulutusalojen.

SMErec-hankkeen ajankohtaiset kuulumiset seurattavissa seuraavissa kanavissa:
www-sivut http://smerec.karelia.fi/fi/
Facebook-sivu https://www.facebook.com/smerecproject/
Twitter @SME_rec

SMErec tapaamassa partnereita Belgiassa

Marja-Liisa Ruotsalainen, Antti Meriö, Marcus Penttinen. Mervi Leminen, Tanja Rimpilä

Suomi konsortion eli edustajat Turun ja Karelia-ammattikorkeakouluista sekä Joensuun Seudun Kehittämisyhtiö JOSEK:sta matkustivat pääsiäisen jälkeen tapaamaan kansainvälisiä kumppaneita Belgiaan Ghent:n kaupunkiin. Matkan pääaiheena oli hankkeen ensimmäinen kansainvälisten partnereiden tapaamiseksi järjestetty kick off –meeting, jonka koolle kutsujana oli HoGent College University. Tapaamisen tarkoituksena oli luoda yhteinen näkemys ja viitekehys KV-yhteistyölle. Kick off –meeting järjestettiin Gentin kaupungissa, Belgian flaaminkielisellä alueella noin tunnin junamatkan päässä maan pääkaupungista Brysselistä.

Keskiviikko 19.4.2017, Gent Vietimme keväisen päivän aurinkoisessa kokoushuoneessa HoGent:n hallintorakennuksessa, De Wijnaert:ssa.

Kuva 1: De Wijnaert 

Suomalaisten lisäksi tapaamisessa olivat mukana belgialaiset kumppanimme sekä edustaja Saksan partnerilta.

Tapaamisen aluksi kansainvälisen hankkeen koordinaattori kertoi kansainvälisen projektin tilasta ja osallistujat esittäytyivät. Esittäytymisten jälkeen jokainen partneriorganisaatio kertoi omasta kansallisesta hankkeestaan ja sen taustoista. Belgiassa kaikista yrityksistä yli 54 % on PK-yrityksiä. PK-yrityksillä on haasteita mm. valintaprosessiin liittyen. Usein yritysten rekrytointitilanteen valintapäätökset perustuvat hyvään tunteeseen. Julkisten rekrytointipalveluiden osalta tilanne oli hyvin samanlainen kuin Suomessa, palvelut ovat hajanaisia ja pirstaloituneita niin työnhakijoiden kuin työnantajienkin näkökulmasta.

Kansallisen projektin tavoitteita Belgiassa ovat PK-yritysten valintaprosessin kehittäminen ja syrjimättömän työllistymisen edistäminen.

Saksan partneriorganisaatio Hochschule Hartz:n mukaan heitä kiinnostaa valintaan liittyen mm. kompetenssit ja datan analysointi. Heidän tavoitteenaan on kehittää digitaalinen työkalu ja kohderyhmänä on ensisijaisesti hoivasektori.

Suomen konsortio esitteli SMErec-hanketta. Kansainväliset partnerit pitivät Suomen yrityskontaktitavoitteita merkittävinä. SMErecissä järjestetään lisäksi muista kansallisista hankkeista poiketen koulutusta sekä yrityksille että opiskelijoille. Muilla mailla ei ollut vielä selkeää opiskelijaintegraatiota hankkeeseen. He pitivät Suomen opinnäytetyöintegrointi-mallia hienona. Myös opiskelijoiden integrointi digitaalisen työkalun kehittämiseen poikkesi muista.

Keskustelua käytiin paitsi hankeyhteistyön synergioista, myös hankkeen tehtävien jaosta eri maiden kesken. Koska eri osallistujamaiden hankkeet ovat rahoituksellisesti erillisiä, suora tehtävien ja yhteisten tulosten jakaminen ei ole mahdollista. Tästä johtuen päädyttiin jakamaan tehtävät niin, että jokainen taho ratkaisee oman, itsenäisen osionsa ja nämä tulokset rajataan ja sovitetaan kuitenkin mahdollisimman hyvin yhdessä toimiviksi ja toisiaan tukeviksi. Tästä huolimatta yhteistyö pidetään laajana ja tutkimuksellista aineistoa jaetaan laajasti, eettinen aineiston käsittely huomioiden. Kansainvälinen yhteistyö antaa hankkeelle paljon uusia tutkimuksellisia mahdollisuuksia. Materiaalien tuottaminen yhdessä ja lokalisointi eri kielille, ml. digitaaliset työkalut, antaa kaikille osanottajatahoille paljon laajemmat vaikutusmahdollisuudet.

Torstai 20.4.2017, Gent ja Bryssel Torstaiaamuna saimme vielä erinomaisen esittelykierroksen Gentin vanhaan kaupunkiin isäntäväen johdolla.


Kuva
3: Gentin vanhaa kaupunkia 

Seuraavaksi siirryimme omatoimisesti Brysseliin. Majoituttuamme nopeasti menimme Itä- ja Pohjois-Suomen sekä Varsinais-Suomen EU-toimistojen väkeä tapaamaan. Heidän kanssaan siirryimme Euroopan Komissioon, jossa meidät vastaanotti työllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosaston ohjelmajohtaja.


Kuva 4: EU:n hallintorakennuksia, Le Charlemagne ja Lex

Kuva 5: Matkaseurueemme Brysselissä, oikealla ohjelmajohtaja Juuso Stenfors

Yhteenveto:

Kick-off –tapaaminen oli hyvin tuloksellinen, ja käynnisti hankkeen kannalta laajoja mahdollisuuksia antavan kansainvälisen yhteistyön. Jokaisella osallistujamaalla on toistensa hankkeiden kannalta merkittävää erikoisosaamista. Yhteistyö kannalta suurin haaste liittyy varmasti toimijoiden hankeaikatauluihin ja niiden yhteensovittamiseen. Tältä kannalta on tärkeää, että tutkimus- ja kehitystyön tulokset ovat yhteisesti käytettävissä jo ennen hankkeiden loppuraportteja.

Komissiovierailun sisältö oli kattava. Kävimme läpi useita aihealueita, ja saimme paljon ajantasaista informaatiota koskien EU-rahoitteisten hankkeiden käytäntöjä ja seurantaa.

Muuta matkan aikana mieleen painunutta

Gent jäi mieleen hyvin aktiivisena opiskelijakaupunkina. HoGentin lisäksi kaupungissa on mm. Belgian vanhin yliopisto, taideyliopisto ja kauppakorkeakoulu. Noin 20% kaupungin asukkaista on opiskelijoita, ja kun väkiluku on noin 250.000 henkeä, katukuva on hyvin nuorekas. Kaupungilla on hyvin pitkä, yli tuhatvuotinen historia. Vanha keskusta onkin laaja ja arkkitehtonisesti yhtenäinen kokonaisuus. Polkupyörien määrä jäi mieleen, rautatieaseman edusta muistutti suuren yleisötapahtuman pyöräparkkia ja pyöräilijöitä oli myös paljon liikkeellä.


Kuva 6. Gentin vanhaa kaupunkia