Business Joensuu toteutti SMErec-hankkeen toimintana pienen yrityksen rekrytointia ohjaavan digitaalisen palvelun. Digitaalinen palvelu eli tutummin rekrytointityökalu on suunnattu erityisesti ensimmäisen työntekijän palkkaamista suunnitteleville mikroyrittäjille. Rekrytointityökalu on osoitteessa rekry.businessjoensuu.fi ja Business Joensuun nettisivuilla.
Määränpäänä rekrytointi
Yrittäjä saa rekrytointityökalusta tietoa, miten toimia uuden työntekijän työsuhteen alkumetreillä. Vinkit, videot ja faktat auttavat yrittäjää eteenpäin paitsi yrittäjästä työnantajaksi muuttumisessa myös rekrytoinnin suunnittelussa.
– Rekrytointityökalu helpottaa pienten yritysten rekrytointeja ja madaltaa rekrytoinnin kynnystä, yritysvalmentaja Mervi Leminen Business Joensuusta kertoo. – Työkalu vastaa yrittäjiä askarruttaviin kysymyksiin rekrytointiin liittyen sekä ohjaa rekrytoinnin suunnittelussa ja toteuttamisessa. Tavoitteena ovat osaamisen lisääminen ja onnistuneet rekrytoinnit.
Rekrytointityökalussa on kaksi pääsivua: Asiakkaamme rekrytoivat sekä Suunnittele rekrytointi ja jätä ilmoitus (kuva 1). Asiakkaamme rekrytoivat -sivu näyttää sivustolle syötetyt työpaikkailmoitukset, mikäli työpaikkailmoitus on lähetetty järjestelmään ja hyväksytty. Suunnittele rekrytointi ja jätä ilmoitus -sivu tarjoaa nimensä mukaisesti mahdollisuuden rekrytoinnin suunnitteluun ja työpaikkailmoituksen jättämiseen Business Joensuun nettisivuille. Kokonaisuudessaan rekrytointityökalu antaa yrittäjälle mahdollisuuden rekrytointisuunnitelman, työhaastattelun rungon, perehdyttämissuunnitelman ja työpaikkailmoituksen luomiseen.
Suuntaviivoja palvelumuotoilusta
Rekrytointityökalun toteutuksessa hyödynnettiin palvelumuotoilun periaatteita. Palvelumuotoilu tarkoittaa kokonaisvaltaisen palvelukokemuksen suunnittelua sekä palvelun tuottamiseen liittyvän prosessin ja strategian suunnittelua (Moritz 2005, 39). Palvelumuotoilu nähdään usein prosessina, johon kuuluu monia eri vaiheita:
- määrittely (ongelma ja tavoitteet)
- tutkimus (ymmärrys tarpeista ja kehitettävästä kohteesta)
- suunnittelu (ratkaisujen ideointi ja konseptointi, testaus)
- tuotanto (palvelun suunnittelu ja toteutus, testaus ja kehittäminen)
- arviointi (kehittäminen)
(Stickdorn, Hormess, Lawrence & Schneider 2018, 21, 374–375; Suomen Kuntaliitto 2016, 29).
Palvelumuotoilussa keskiössä on palvelun käyttäjä, jolle halutaan tehdä käytettävä, hyödyllinen ja kiinnostava tuote (Morizt 2005, 39; Stickdorn 2017, 36–37). Digitaalisen palvelun käyttäjiä ovat yrittäjät, joten projektin alkuvaiheessa tehtiin karkea selvitys yritysten tarpeista rekrytointiin liittyen. Case-asiakkaiden kanssa keskusteltiin heitä askarruttavista rekrytointikysymyksistä. Keskustelut tuottivat tietoa yrittäjien rekrytointitarpeista ja -osaamisesta sekä toiveista rekrytointiosaamiseen liittyen.
Karelia-ammattikorkeakoulun tietojenkäsittelyn opiskelijat olivat apuna palvelun suunnittelussa. Suunnittelutyön seurauksena syntyi ajatus rekrytointiin liittyvästä nettisivustosta.
– Suunnittelutyön jälkeen päädyttiin siihen, että kilpailutetaan sivustolle palvelun tuottaja ja tehdään sisältö itse. Palvelun käsikirjoitus määritteli lopulta, mikä palvelu on. Kilpailutuksen tuloksena palvelun toteuttajaksi valittiin Kooders, Mervi Leminen avaa työkalun suunnitteluvaihetta.
– Koko palvelun tuotannon ajan tehtiin tiivistä yhteistyötä palvelun toteuttajan kanssa. Kun palvelu oli Koodersin puolelta toteutettu, sitä päästiin testaamaan Business Joensuun ja projektin sisäisesti. Niin sisäinen testaus kuin asiakastestauskin tuotti vielä pieniä muutostarpeita ja hienosäätöä työkaluun.
Rekrytoinnin polulla
Rekrytointityökalussa lomake on niin sanottu polku, jota seuraamalla yrittäjä etenee rekrytoinnin suunnittelussa. Polku etenee loogisesti rekrytointiprosessin mukaan. Polulla yrittäjä kohtaa erilaisia kysymyksiä. Osa kysymysten vastauksista näkyy lopullisessa työpaikkailmoituksessa, osa kysymyksistä on suunniteltu ainoastaan yrittäjän itsensä tueksi rekrytointiprosessin aikana.
Rekrytointipolulla pohditaan rekrytointiin liittyviä asioita teemoittain. Ensimmäinen askel on täyttää perustiedot yrityksestä. Toinen askel ohjaa yrittäjää pohtimaan työaikaa ja työn kestoa, kun taas kolmas askel vie kohti uuden työntekijän työtehtäviä ja niiden määrittelyä. Matkan varrella pohditaan rekrytoinnin hakukanavia, yhteyshenkilöä tai -henkilöitä sekä hakuaikaa. Lopulta suunnataan katseet kohti hakuprosessia niin hakemusten käsittelyyn, käytettävään valintamenettelyyn kuin hakuprosessin aikaiseen tiedotukseenkin. Viimeistelyvaiheessa kerrataan vielä työnantajavelvoitteet sekä luodaan perehdyttämissuunnitelma.
Rekrytointityökalu avaa yrittäjälle rekrytointiprosessia sekä velvoitteita, vastuita ja mahdollisuuksia, joita rekrytointiprosessiin liittyy.
– Työkalu tarjoaa yrittäjälle kokonaisnäkemyksen rekrytointiprosessista aina tarpeesta uuden työntekijän löytymiseen ja työskentelyyn yrityksessä. Kokonaisuudessa on huomioitu myös perehdytys ja se, miten työntekijä pidetään talossa, Mervi Leminen korostaa.
Rekrytointipolun lopuksi käyttäjä voi lähettää työpaikkailmoituksen tarkistettavaksi ylläpitoon. Tarkistuksen jälkeen työpaikkailmoitus julkaistaan Asiakkaamme rekrytoivat -sivulle. Työpaikkailmoitus tulee lähettää, sillä muutoin se ei tallennu järjestelmään. Mikäli käyttäjä ei halua jättää työpaikkailmoitusta Business Joensuun sivuille, hän voi silti suunnitella rekrytoinnin työkalun avulla ja tallentaa täyttämänsä tiedot itselleen pdf-muodossa.
Reittioppaina vinkit ja videot
Lomakkeen ohella kirjalliset vinkit sekä videot yrittäjien kokemuksista rekrytoinneissa auttavat käyttäjää rekrytoinnin suunnittelussa. Omia rekrytointikokemuksiaan videoilla jakavat atFlown Oy:n palvelupäällikkö Outi Itälä sekä markkinoinnista ja kumppanuuksista vastaava Miia Surakka, Fastroi Oy:n henkilöstöpäällikkö Kristiina Arola sekä markkinointi- ja henkilöstöjohtaja Johanna Tanninen, Fin-Machining Oy:n toimitusjohtaja Marko Vaittinen, INTO Sports Oy:n yrittäjä Marianne Tarva-Parviainen, Nanocomp Oy:n toimitusjohtaja Veli-Pekka Leppänen, Nolwenture Oy:n operatiivinen johtaja Antti Vikman, Opset Oy:n palveluesimies Mari Räty, Puhdas Ilo Oy:n toimitusjohtaja Suvi Toivola sekä Viherkaste Oy:n toimitusjohtaja Erkki Nylund. Lisätietoja käyttäjä saa tutustumalla työkalun ulkopuolisiin palveluihin johtaviin linkkeihin.
– Palvelussa on valtavasti sisältöä. Osa sisällöstä on lakisääteistä, osa niin sanottua hyvä tietää -sisältöä. Erilaiset sisällöt ja esitystavat monipuolistavat käyttökokemusta. Palvelussa onkin kiinnitetty huomiota erityisesti käyttäjälähtöisyyteen ja helppokäyttöisyyteen, Leminen kertoo. Rekrytointityökalu skaalautuu mobiililaitteisiin sopivaksi. Työkalu on näin käytettävissä eri laitteilla ja eri käyttöympäristöissä.
Lemisen mukaan rekrytointityökalun haasteena on palvelun päivittyvyys esimerkiksi ulkopuolisiin palveluihin johtavien linkkien osalta.
– On pystyttävä varmistamaan, että linkit toimivat ja vievät käyttäjän sinne, minne pitääkin. Tämä vaatii ylläpitäjältä aktiivisuutta ja jatkuvaa seurantaa.
Rekrytointi on jatkuva matka
Rekrytointityökalun kehitys jatkuu asiakkailta saadun palautteen perusteella, ja palvelua kehitetään askel askeleelta yhdessä Business Joensuun sähköisten palvelujen kanssa.
– Haluamme, että alueen yritykset oppivat rekrytoimaan ja hyödyntämään tällaisia työkaluja. Autamme yrityksiä tekemään hyviä ja pitkäjänteisiä ratkaisuja. Ennen kaikkea tavoitteena on, että yritykset saavat huippuihmisiä töihin. Epäonnistunut rekrytointi on niin kallis, että sitä halutaan välttää, Leminen kertoo.
Rekrytointityökalu toimii Business Joensuun ja alueen muiden organisaatioiden tarjoamien yrityspalvelujen tukena. Sähköinen palvelu sujuvoittaa palvelupolkua ja laajentaa palvelutarjontaa.
– Ennen kaikkea on katsottu, että työkalu palvelee täällä meidän alueen yrityksiä, Leminen summaa. Rekrytointityökalu on ainut laatuaan; missään muualla tällaista työkalua ei vielä ole käytössä. Rekrytointityökalu kannustaa yrittäjiä rekrytoinnin polulla ja viitoittaa reitin onnistuneeseen rekrytointiin. Paikoillanne, valmiit – rekrytoi!
Mari Naumanen, markkinointiasiantuntija, Business Joensuu Oy
Lähteet
Leminen, M. 2019. Yritysvalmentaja. Business Joensuu. Nauhoitettu haastattelu 13.5.2019.
Morizt, S. 2005. Service Design. Practical access to an evolving field. https://issuu.com/st_moritz/docs/pa2servicedesign/4. Luettu 16.5.2019.
Stickdorn, M. 2017. 5 principles of service design thinking. Teoksessa This is service design thinking. (toim.) Stickdorn, M., Schneider, J. and the co-authors. Amsterdam: BIS Publishers. 34–45.
Stickdorn, M., Hormess, M., Lawrence, A. & Schneider, J. 2018. This is service design doing. Sebastopol: O´Reilly Media.
Suomen Kuntaliitto. 2016. Kuntaviestinnän opas. Ohjeet kunnan ja kuntapalveluja tuottavan yhteisön viestintään ja markkinointiin. Helsinki: Suomen Kuntaliitto.
